'Anh, chị chụp căn cước, sổ đỏ, đăng ký kết hôn gửi qua Zalo để xem trước hồ sơ.' Đây là lời đề nghị dễ gặp khi người dân chuẩn bị mua bán, tặng cho, thế chấp nhà đất. Với vài thao tác trên điện thoại, giấy tờ đã đến tay người nhận, giúp việc hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng hơn.
Sự thuận tiện ấy có giá trị thực tế. Điều cần quan tâm là người gửi đã xác định đúng người nhận chưa, giấy tờ được yêu cầu có cần thiết không và sau đó sẽ được chuyển tiếp cho những ai.
Một bộ hồ sơ chứa nhiều hơn thông tin về nhà đất
Một bộ hồ sơ có thể đi từ chủ nhà đến người môi giới, từ người môi giới sang bên mua, rồi tiếp tục được gửi vào các nhóm để hỏi thủ tục. Trong quá trình ấy, những thông tin vốn chỉ phục vụ một giao dịch lại có thể xuất hiện trên nhiều thiết bị, vượt khỏi khả năng kiểm soát của người cung cấp.
Ảnh căn cước chứa những thông tin giúp nhận diện một người. Sổ đỏ thể hiện thông tin người sử dụng đất, tài sản và các nội dung pháp lý liên quan. Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thừa kế còn cho biết quan hệ gia đình, tình trạng hôn nhân và thông tin của những người khác.
![]()
Bảo vệ dữ liệu cá nhân cần bắt đầu ngay từ lúc chuẩn bị giao dịch liên quan đến đất đai (Ảnh minh họa)
Khi được tập hợp, các giấy tờ này có thể giúp người nhận hiểu khá rõ về một cá nhân, gia đình và tài sản của họ. Người gửi hồ sơ của mình vì thế cũng có thể đang cung cấp cả dữ liệu của vợ, chồng, con hoặc những người cùng hưởng di sản.
Nếu rơi vào tay người có ý đồ xấu, thông tin đó có thể bị sử dụng để dựng chuyện, giả danh người đang giải quyết hồ sơ hoặc đưa ra yêu cầu thanh toán có vẻ đáng tin. Một cuộc gọi biết đúng tên chủ đất, vị trí thửa đất và giao dịch đang thực hiện sẽ dễ tạo lòng tin hơn cuộc gọi hoàn toàn xa lạ.
Cần hiểu đúng mức độ rủi ro: ảnh căn cước và sổ đỏ tự chúng không đủ để hoàn tất việc chuyển quyền sử dụng đất hợp pháp. Tuy nhiên, chúng có thể trở thành dữ liệu đầu vào cho hành vi giả mạo, lừa đảo hoặc chuẩn bị giấy tờ gian dối. Giữ bản chính cẩn thận vẫn cần đi cùng việc kiểm soát các bản chụp.
Cung cấp để làm hồ sơ phải gắn với mục đích cụ thể
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, có hiệu lực từ ngày 1.1.2026, đặt ra trách nhiệm đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Luật nghiêm cấm việc xử lý dữ liệu trái pháp luật, sử dụng dữ liệu của người khác để thực hiện hành vi trái pháp luật, cũng như chiếm đoạt, cố ý làm lộ, làm mất dữ liệu cá nhân. Việc chuyển giao dữ liệu phải thuộc trường hợp luật cho phép.
Trong giao dịch nhà đất, người dân gửi giấy tờ để được kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ không có nghĩa là đồng ý cho người nhận tùy ý chuyển tiếp, đăng vào nhóm hoặc sử dụng vào những công việc khác.
Đối với công chứng viên, điểm a khoản 1 Điều 9 Luật Công chứng năm 2024 nghiêm cấm tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; đồng thời cấm sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và Nhà nước.
Những quy định này cần được thể hiện trong cách tiếp nhận và xử lý hồ sơ hằng ngày. Người dân cần biết mình đang cung cấp giấy tờ cho ai; người tiếp nhận cần hiểu giới hạn sử dụng và trách nhiệm bảo vệ thông tin.
Trước khi bấm gửi, hãy xác định đúng người và đúng nhu cầu
Khi chuẩn bị công chứng, người dân nên liên hệ trực tiếp với tổ chức hành nghề công chứng đã lựa chọn để được hướng dẫn danh mục giấy tờ và xác nhận đầu mối tiếp nhận. Một tài khoản có ảnh đại diện, tên gọi giống nhân viên văn phòng chưa đủ để chứng minh đó là người được giao xử lý hồ sơ. Nếu còn nghi ngờ, nên xác minh qua số điện thoại hoặc trực tiếp tại trụ sở đã được kiểm chứng.
![]()
Khi chuẩn bị công chứng, người dân nên liên hệ trực tiếp với tổ chức hành nghề công chứng đã lựa chọn để được hướng dẫn danh mục giấy tờ và xác nhận đầu mối tiếp nhận
Ở bước hỏi thủ tục ban đầu, nhiều vấn đề có thể được trao đổi bằng cách mô tả tình huống, chưa cần gửi ngay toàn bộ giấy tờ của cả gia đình. Khi cần xem tài liệu, nên hỏi rõ trang nào, thông tin nào cần thiết. Với bản chụp phục vụ tư vấn sơ bộ, có thể thống nhất với người tiếp nhận việc che những thông tin chưa cần sử dụng.
Khi chính thức giải quyết hồ sơ, giấy tờ phải được cung cấp đầy đủ theo yêu cầu hợp pháp và hướng dẫn nghiệp vụ. Việc che thông tin trên bản gửi để hỏi trước không thay thế yêu cầu xuất trình, đối chiếu hoặc cung cấp tài liệu trong thủ tục công chứng.
Người gửi cũng có thể ghi thêm trên bản chụp dòng chữ nêu mục đích, người nhận và ngày gửi, chẳng hạn: 'Chỉ dùng để kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng tại…, ngày…'. Dòng ghi chú nên tránh che nội dung cần kiểm tra. Đây là biện pháp hỗ trợ nhận diện mục đích sử dụng, không bảo đảm ngăn chặn việc sao chép hoặc chỉnh sửa.
Đặc biệt, cần hạn chế gửi trọn bộ hồ sơ vào nhóm có nhiều người không trực tiếp giải quyết công việc. Nếu nhờ người môi giới chuyển hồ sơ, nên biết rõ hồ sơ sẽ được gửi đến tổ chức nào, người nào tiếp nhận và phạm vi giấy tờ cần chuyển. Không cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin cho phép người khác kiểm soát tài khoản định danh, tài khoản ngân hàng với lý do 'hỗ trợ làm công chứng'.
Bên nhận hồ sơ phải chủ động bảo vệ thông tin
Bảo vệ dữ liệu sẽ khó đạt hiệu quả nếu chỉ yêu cầu người dân cẩn thận. Tổ chức hành nghề công chứng nên công bố rõ kênh tiếp nhận hồ sơ, phân công người phụ trách và hướng dẫn khách hàng cung cấp giấy tờ phù hợp với từng bước xử lý.
Trong nội bộ, cần giới hạn người được tiếp cận hồ sơ theo nhiệm vụ; kiểm soát việc tải xuống, chuyển tiếp và lưu trên thiết bị cá nhân. Khi cần trao đổi nghiệp vụ, nên sử dụng tình huống đã loại bỏ thông tin nhận diện nếu không cần thiết phải biết danh tính người liên quan.
Các bản chụp tạm phục vụ trao đổi cần được quản lý, rà soát và xử lý phù hợp sau khi hoàn thành mục đích sử dụng. Đồng thời, phải phân biệt chúng với hồ sơ công chứng thuộc diện lưu trữ theo pháp luật. Không thể vì yêu cầu xóa tin nhắn mà tùy tiện xóa tài liệu bắt buộc phải lưu.
Đối với Zalo hay các ứng dụng nhắn tin khác, điều cần quản lý là toàn bộ quá trình gửi, nhận và sử dụng tài liệu. Dù đường truyền được bảo vệ, thông tin vẫn có thể bị lộ do gửi nhầm, chuyển tiếp tùy tiện, tài khoản bị chiếm quyền hoặc thiết bị của người nhận không được bảo vệ.
Nếu phát hiện gửi nhầm hoặc giấy tờ bị phát tán, người dân nên sớm liên hệ người nhận, đề nghị dừng chia sẻ và xóa bản không có căn cứ lưu giữ; đồng thời lưu lại bằng chứng về sự việc. Việc thu hồi tin nhắn không bảo đảm các bản đã được tải hoặc sao chép cũng biến mất. Khi có dấu hiệu giả mạo, lừa đảo, cần báo cơ quan công an và thông tin cho tổ chức công chứng đang xử lý hồ sơ; nếu có nguy cơ liên quan đến tài khoản, dòng tiền thì liên hệ ngay ngân hàng.
Sự thuận tiện của công nghệ sẽ có ý nghĩa bền vững khi đi cùng cách sử dụng có trách nhiệm. Trước mỗi lần gửi căn cước, sổ đỏ hay giấy tờ nhân thân, người dân nên dừng lại để tự hỏi: Ai sẽ nhận? Nhận để làm gì? Có cần gửi đầy đủ ngay lúc này không? Về phía người làm dịch vụ, bảo vệ thông tin được khách hàng tin tưởng cung cấp phải trở thành một phần của chất lượng phục vụ.
Copy link
Quay lại
![[Video] Dự báo thời tiết ngày 18/10/2026: Bắc Bộ có nắng, Nam Bộ mưa dông](https://newsmd2fr.keeng.vn/tiin/archive/imageslead/2026/10/18/thumb00_1fto9xjtmuidr6tv88bbjjg72p9chw6v5.jpg)
